Секретарь с "большой буквы". Как его определить

13.06.2012

 

Всем давно уже известно, что секретарь - это лицо компании. Это человек, который первым принимает посетителей, первый, с кем руководитель начинает рабочий день. Это человек, который все видит, все слышит, все знает, но... "молчит", как говорят "три в одном".

Скорее всего, именно по этому, найти достойного секретаря ? помощника руководителя, довольно сложно. Да, сейчас появились всевозможные курсы и школы секретарей, море информации о работе секретаря можно узнать из литературы и интернета.

Большинство ошибочно полагают, что секретарем может быть каждый, много ума для этого не нужно. Умеешь набирать текст на ПК и имеешь приятную внешность ? работа обеспечена. Может в некоторых случаях и "да", если больше ничего не требуется, но мы говорим сейчас о Секретаре с "большой буквы", правой руке руководителя. Найти именно такого секретаря ? проблема. Можно "пересобеседовать" сотни кандидатов и так и не выбрать, или выбрать, а через месяц, разочаровавшись и убедившись в бездарности секретаря, начать поиски заново. Это может продолжаться до бесконечности. Вот где есть фронт работы для менеджера по персоналу!...

В нашем случае все намного проще. Была разработана форма проверочных заданий, где кандидату предлагалось письменно проявить свой профессионализм.

Вопросы задания были подобраны так, что по ответам можно было видеть, например, как секретарь отвечает на приветствие, как выясняет цель звонка, как ведет себя при появлении в офисе посторонних людей или скандального клиента. Например:

"Опишите алгоритм ваших действий в следующей ситуации: группа людей входит в офис со словами: "мы из органов..."

Ниже приведены стандартные варианты ответов:

  1. Выяснить причину визита и доложить руководителю...

Или:

  1. Не паникую, людей из органов стараюсь дальше приемной не пропустить, отвечаю общими фразами, ставлю в известность руководство.

Или:

  1. Проверить соответствующие документы (удостоверения).
  2. Переписать ФИО проверяющего, должность, звание, номер и серию удостоверения.
  3. Перезвонить для сверки в их вышестоящую организацию для выяснения кто, куда направил.
  4. Связаться с руководством и действовать в дальнейшем согласно его распоряжениям.

Напомню, что все ответы давались письменно. Не буду повторяться и опять говорить о функциональности письменных ответов. Но в очередной раз убеждаемся, что письменные задания "приводят в чувство": дипломы и сертификаты теряют магическую силу, внешний лоск и презентационные навыки блекнут.

Поскольку в качестве заданий, давались вопросы максимально приближенные к реальной ситуации, то никакие отговорки вроде: "но я ведь не знаю, как это принято у вас делать..." не принимались и не рассматривались. Тот, кто претендует на звание профессионала, должен и вести себя соответственно, и на деле доказывать свой профессионализм.

Присутствовал и наш стандартный вопрос о типовых ошибках. Некоторые считают, что типовая ошибка это: невнимательность, неточность, недобросовестное отношение к клиентам, неправильно составленный документ, пропуски слов и предлогов, неправильный адрес т.п.

Хотя, на самом деле, если систематизировать самые распространенные типовые ошибки, допускаемые секретарями, то это выглядит примерно так:

  1. Ошибка в названии организации.
  2. Ошибка в ФИО адресата в исходящих документах.
  3. Грамматические ошибки в написании слов (запятая, ошибка в написании слова.)
  4. Ошибка в оформлении реквизита (приложение, подпись).
  5. Цифровая ошибка в исходящей документации (неверно указана сумма, дата, количество и т.д.)

К сожалению, мы не можем привести полный список типовых ошибок, но в любом случае, становится очевидным что, имея под рукой такую "шпаргалку" секретарю намного проще избежать ошибок, а руководителю в свою очередь, отследить, насколько ответственно секретарь или же другой сотрудник относится к своей работе.

В любом случае, мы в очередной раз мы говорим о практичности и целесообразности письменных заданий. Еще не раскрыто множество подводных камней и нюансов, возникающих при подборе персонала, но каждый раз, сталкиваясь на практике с реакцией потенциального кандидата на письменное задание, убеждаемся, что чаще всего первое внешнее впечатление ? обманчиво. И этому есть объяснение. Но об этом ? в следующий раз...

Ирина Астафьева
Rina1205@rambler.ru

к списку