Секретарь с "большой буквы". Как его определить. (часть 2)

13.06.2012

 

Наверняка вы уже заметили, что основная тема, которую мы обсуждаем в последнее время это нестандартный метод отбора кандидатов через письменные задания.

Могу поспорить, что в основном, решения о приеме на работу принимаются "опытно ? интуитивно" на основании поведения и "внешних признаков" кандидата.

В последнее время многие претенденты становятся достаточно опытными в деле прохождения собеседований. Практически все "запасают" огромное количество всевозможных сертификатов и дипломов, знают правильные ответы на "психологические" вопросы, и достойно могут выдержать любой натиск. А большинство даже могут преподать достойный урок самопрезентации. Главное ? не поддаться первому впечатлению, а выявить сотрудника, способного выполнять конкретную работу.

Известно, что основная масса рекрутеров предпочитают устраивать соискателю своеобразное "шоу острых ощущений", в большей степени демонстрируя свои "способности", чем пытаясь оценить действительные способности кандидата.

Не будем повторяться и говорить о необходимости максимально приближать практические задания к реальной деятельности. Мы четко придерживаемся данного правила. Поэтому, довольно странно видеть пустой графу, где потенциального кандидата в секретари просят назвать папки, необходимые для упорядочения документооборота в компании. Как не смотри на данную ситуацию, но отсутствие ответа иначе как незнанием своего дела не назовешь.

Понятно, что письменно изложить свои мысли намного сложнее, а многим вообще не свойственна письменная речь. Но, именно бумага имеет свойство демонстрировать лень, старание или отсутствие знаний у человека.

К сожалению, были ситуации, когда кандидат, выполняя письменное задание, ограничивался бедненьким ответом, но оставлял приписку, "что идей в голове много, и готов ими поделиться при личной встрече". Понятно, что именно так проявлялся кандидат привыкший манипулировать, но в данном случае, потерявший свой "инструмент" красноречия. Именно поэтому, до принятия окончательно решения, телефон приемной просто раскалялся до красна от звонков желающих "объясниться при встрече".

Было найдено еще одно оригинальное решение вопроса. Это касается заработной платы.

На самом деле, при встрече с кандидатом, когда вопрос доходит до обсуждения зарплаты, довольно сложно бывает объяснить кандидату, что его профессиональные навыки и опыт работы не дотягивают до желаемого уровня. Надо еще подучиться и набраться опыта и т.п.

Нам предложили и помогли разработать "таблицу квалификационных требований", где подробнейшим образом описаны и разбиты на уровни с соответствующей зарплатой все необходимые навыки и умения секретаря. Например:

Уровень 1 (з/плата 250-300 $) Секретарь должен знать и уметь:

  • Составление и оформление документов: написание черновиков несложных писем, служебных записок, приказов.
  • Обработка входящей и исходящей документации, классификация документов.
  • Выполнение технических функций: ксерокопирование, прием и отправка факсов, набор документов на компьютере на родном языке.
  • Телефонное обслуживание: фильтрация телефонных звонков, переадресация телефонных звонков компетентным лицам.
  • Организация приема посетителей: согласование правил приема, составление графика посетителей.
  • Практическое владение программами: Word, Excel, E-mail, Internet.
  • Контроль соответствия документов, поступающих на подпись руководителю установленным Стандартам оформления.
  • Организация командировок: заказ билетов, оформление командировочных документов, организация прибытия, убытия.
  • Опыт от 1 года.

В нашем случае эта таблица имеет 4 уровня. При обсуждении заработной платы мы предлагаем кандидату самому определить, сколько он стоит (поставить галочки напротив поля, где указанная функция им выполнялась). Да, к сожалению, часто приходилось видеть разочарование на лице потенциального кандидата, когда ему не удавалось дойти до 2, а в некоторых случаях и 1 уровень был не по силам. Таким образом, вопрос о зарплате решался сам собой, автоматически.

Как показывает практика, оригинальное решение вопроса подбора персонала специалистами из "Лучших" дало свои результаты: наша команда стала пополняться профессионалами.

Не буду утверждать, что письменные задания ? единственно правильное решение данного вопроса. Правильнее будет сказать, что это одно из наиболее результативных и показательных. А вы уже решайте сами, что для Вас лучше.

Да, и в заключении. Знаете, "С чего должен начинаться рабочий день секретаря?"

  • составления дел на день, проветривания помещения;
  • с 9-00;
  • просмотра и сортировки поступившей почты;
  • за 10 минут до начала рабочего дня руководителя;
  • улыбки и хорошего настроения.

Вот так. Улыбки Вам и хорошего настроения в наступающем Новом году!

Ирина Астафьева
Rina1205@rambler.ru

к списку