Как плодотворно использовать свое время

13.06.2012

В сфере недвижимости, как, впрочем, и в любом другом бизнесе, очень важно эффективно использовать свое время. Рабочий день специалиста по недвижимости насыщен телефонными переговорами, встречами с клиентами, поездками на просмотры квартир и т.д. Порой, дел накапливается так много, что человек, не умеющий рационально планировать свой день, попадает в ситуацию, которую впору назвать «аврал». Новые дела накладываются на старые, и грозят неподготовленному человеку самым настоящим стрессом. Несомненно, грамотно планировать своё время должен каждый сотрудник. Но для руководителя это утверждение важно вдвойне.

Что отличает великих руководителей? Острый ум? Талант? Умение добиваться своих целей? Безусловно. Но есть еще один важный аспект, благодаря которому выдающиеся руководители достигли своего высокого положение. Это - умение организовывать свое время максимально эффективным образом.

Задумывались ли вы над тем, какая деятельность поглощает основную часть вашего времени? Если это работа (а у руководителя организации это именно она), то выясните, на выполнение каких именно дел уходит больше всего времени. Определите приоритеты. Например: вместо того, чтобы продумывать пути перспективного развития предприятия, вы вынуждены перепроверять работу некоторых нерадивых подчиненных. Подумайте над тем, что надо изменить для того, чтобы второстепенная работа не нарушала ваш рабочий ритм и не отвлекала от более важных дел.

На столе руководителя частенько накапливается целая гора важных (и не очень) бумаг, документов, служебных записок и т.д. Научитесь быстро ориентироваться в этих бумажных потоках. Для этого, например, полезно пройти курсы скорочтения.

Согласитесь, основная задача, стоящая перед человеком, решившим правильно организовать свой рабочий день - сокращение потери времени. До тех пор пока вы не позаботитесь об этом, нормальная, продуктивная работа невозможна. Итак…С чего начать?

Во-первых, при проведении совещаний постарайтесь не превращать их в т.н. посиделки, во время которых половина присутствующих искренне не понимает, зачем они тут собственно находятся. Проводите совещания в деловом темпе. Сотрудники должны соблюдать жесткий регламент выступлений и говорить конкретно, по существу, а не растекаясь речами по древу.

Во-вторых, установите строгий контроль за графиком своих посетителей. Нежелательные посетители только отнимают ваше время и отрывают от более важных дел. То же самое касается ненужных телефонных звонков. Для «отсева» посетителей и звонков целесообразнее всего использовать секретаря или личного помощника. Сократите продолжительность всех своих встреч на 20 - 25% и попытайтесь укладываться в это сжатое время.

Многие руководители любят держать на своем столе различные предметы, которые не способствуют концентрации внимания. Например: рекламные сувениры, экзотические талисманы, множество фотографий в рамках и т.д. Постарайтесь очистить свой стол всех посторонних, отвлекающих от работы предметов. Это касается и рабочего стола на мониторе компьютера. Не правда ли, трудно сосредоточиться на работе, когда на мониторе мелькают соблазнительные, обнаженные красотки? Очень много времени уходит подчас на поиск запропастившегося куда-то документа или папки. Возьмите за правило не оставлять свои вещи где попало. Кладите их в определенное место.

Наверняка каждому знакома следующая ситуация. Дел вроде бы и много, но все не особо срочные. Оставлю-ка я их «на потом», ведь «не горит» же! Беда в том, что эти отложенные дела имеют нехорошее свойство накапливаться и разрастаться наподобие снежного кома. Поэтому, если вы заботитесь о своем времени, перестаньте откладывать дела «на потом», а выполняйте их без промедления сейчас же.

«Срочно! Это надо сделать срочно!». И начинается запарка: одни дела откладываются, а другие выполняются в авральном порядке. Однако стоит серьезно подумать, прежде чем отложить уже начатое дело и полностью переключиться на другое. Многие из т.н. «срочных» дел – не заслуживают такого повышенного внимания с вашей стороны. Не забывайте так же, что на каждое срочное дело найдется еще более срочное, из разряда тех, которые «надо было сделать вчера»…Если вы будете пытаться прыгать с одного дела на другое, оставляя начатую работу, то вы рискуете превратиться в «раба срочности». Что это значит? Только то, что ни одно из дел вы не сможете по-настоящему довести до конца…Производительность ваша от этого, понятно, не повысится.

Кому не известны т.н. рутинные задания, такие, например, как: ответы на запросы, работа связанная с поездками в транспорте, обслуживание, ведение учета, однообразная, нетворческая работа и т.д.? Подобная рутина занимает массу времени. Есть ли способы уменьшить рутину? Есть. Американские специалисты рекомендуют бороться с рутиной следующим образом:

1. Автоматизировать работу с помощью современных технологий и возможностей.

2. Поручить выполнение рутинной работы своим сотрудникам (например, личным помощникам).

3. И, наконец, просто устранить рутину, не выполняя ее.

Общение, в котором проходит значительная часть вашего времени – это целое искусство. Совершенствуйте его. Ведь от того насколько хорошо вы владеете письменной и устной речью, от того насколько понятны людям то, что вы пишите и говорите, зависит, будут ли они отнимать ваше время, прося разъяснить или повторить сказанное или написанное вами.

Иногда в течение рабочего дня бывает полезно задать самому себе простой вопрос: «Продуктивно ли я использую свое рабочее время?». Особенно полезно спрашивать это у себя, когда сидишь без надобности в Internet или провожаешь взглядом хорошенькую секретаршу. Так вот, если, не кривя душой, вы дадите на этот вопрос отрицательный ответ – срочно переключайтесь на более полезное занятие.

Понятно, что работать 24 часа в сутки не под силу даже самому отъявленному «трудоголику». Необходима разрядка. Поэтому, выделите один час в день, который будете посвящать только тем занятиям, которые доставляют вам наибольшее удовольствие, заряжают вас энергией, забыв про требования и претензии окружающего мира.

В заключение отметим, что не стоит загонять себя в жесткие рамки распорядка дня. Это грозит тем, что ваша жизнь превратиться в постоянный стресс, не прекращающуюся гонку за достижением целей. Неужели такой должна быть нормальная жизнь? Конечно, нет! Научитесь находить радость во всем, что делаете. Без этого любая экономия времени, вряд ли принесет желаемого результата и вам, и вашей организации.

В статье использованы материалы Сэма Дипа и Лайла Сасмена.

Павел Воронов

grad@grad.ru

к списку