Цели и задачи управленческого учета (на примере инвестиционно-строительной компании)

13.06.2012


Постановка управленческого учета является необходимым условием успешной деятельности предприятии в современных условиях. Управленческий учет является самостоятельной формой учета, разработанной на предприятии, которая в рамках одной организации обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления и контроля за деятельностью организации. Этот процесс включает выявление, измерение, сбор, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием информации, необходимой управленческому аппарату для выполнения его функций. Наравне с информацией бухгалтерского характера в структуру управленческого учета включаются оценки и планы на будущее. Если финансовый учет показывает "как это было", то управленческий учет показывает "как это должно быть". В процессе повседневной деятельности в организации возникает значительное количество информации. Это является исходным материалом для итоговой информации, отражаемой в финансовом и управленческом учете. Важно выявить основные отличия информации, необходимой для управленческого учета, от других типов информации, в частности от информации, используемой в финансовом учете, и определить тот объем информации, который необходим для использования в управленческих формах.

Постановка управленческого учета должна осуществляться индивидуально для каждой компании с учетом особенностей и специфики ее деятельности. Необходимо разработать систему управленческого учета для конкретной организации: четко определить объем информации, которая будет использоваться в управленческом учете, способы своевременного получения этой информации, ее консолидации в установленные формы, сроки предоставления руководству.

Важным условием для постановки управленческого учета на предприятии является наличие отлаженной договорно-правовой базы. На начальном этапе постановки учета необходимо изучить все имеющиеся на предприятии договора, дополнительные соглашения и другие правовые документы, на основе которых осуществляется деятельность компании, и происходят расчеты. Следует выяснить: предмет договора, срок действия каждого договора, периодичность проплаты по нему, сумму договора, т.е. все существенные условия договора.

Следующим этапом является анализ деятельности компании за прошедший период, выявление динамики и тенденций расходных и доходных статей. После получения полной картины деятельности организации за прошедший период, понимания и анализа всех полученных результатов можно приступать к сбору и анализу планов компании на будущий период.

При определении необходимого объема информации для целей управленческого учета следует различать информацию, которая носит разовый характер и информацию постоянного, повторяющегося характера. На примере инвестиционно-строительной компании при заключении договора на строительство нового объекта единоразовой информацией, необходимой для управленческого учета являются данные о стоимости строительства нового объекта, смета расходов по новому объекту, план финансирования объекта. Информацией постоянного характера является информация о заключенных договорах с соинвесторами на долевое строительство объекта, о регулярно поступающих счетах от подрядчиков на оплату СМР, материалов и т.д.

Помимо определения точного перечня используемой для управленческого учета информации, следует уточнить перечень отделов, предоставляющих данную информацию в разрезе ответственных лиц.

Отделы, предоставляющие информацию для управленческого учета в инвестиционно- строительной компании:

- Бухгалтерия
- Инвестиционный отдел
- Отдел капитального строительства
- Отдел рекламы и PR

Наименование отдела Объем предоставляемой информации Сроки предоставления информации Ответственный сотрудник
Бухгалтерия
  • Сумма доходных и расходных операций за каждый день постатейно
  • Ежедневно
Отдел капитального строительства
  • Вся необходимая документация по строительству объекта (условия строительства, сроки строительства)
  • Смета расходов
  • Поэтапный план строительства
  • Согласие на оплату выставленного счета
  • Единоразово при заключении инвестиционного договора на строительство объекта
  • Единоразово
  • Единоразово
  • По мере поступления счета на оплату
Отдел рекламы и PR
  • план расходов на рекламу
  • Ежемесячно, ежеквартально

Большое значение при постановке управленческого учета имеет разработка графика предоставления отчетности, как от ответственных за эту информацию лиц к менеджеру по управленческому учету, так и от менеджера к руководству компании. Важно установить те сроки предоставления управленческой отчетности, которые обеспечивали бы руководство компании своевременной оперативной информацией, необходимой именно в конкретный период времени. Отчеты по управленческому учету могут содержать информацию, требующую немедленных действий. Такие отчеты должны предоставляться руководству компании ежедневно на каждое утро.

Каждая организация должна самостоятельно разработать рабочие формы, в которых будет предоставляться необходимая управленческая информация, исходя из специфики ее деятельности и того объема информации, который необходим для принятия управленческих решений. Но существует ряд управленческих форм, которые являются стандартными для всех организаций, в которых уже поставлен или проходит стадию становления управленческий учет, это: бюджет компании, отчет о движении денежных средств (cash&flow), отчет о прибылях и убытках, бюджет баланса.

Планирование наряду с контролем является одной из важнейших функций управления и представляет собой процесс определения действий, которые должны быть выполнены в будущем.

Процесс составления бюджета - один из важнейших в системе планирования и контроля в управленческом учете. Бюджет является финансовым планом действий, прогнозом будущих финансовых операций. Бюджет может иметь бесконечное количество видов и форм, его структура зависит от того, что является предметом составления бюджета. В отличие от формализованных отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса бюджет не имеет стандартизированных форм, которые следует строго соблюдать.

Чаще всего бюджет составляется на определенный период, обычно не более чем на год, но при долгосрочных проектах бюджеты разрабатываются на пять или более лет. Как правило, бюджет на год составляется с разбивкой поквартально и помесячно и отслеживается ежедневно по текущей информации, которая предоставляется по итогам работы отделов компании. Бюджеты разрабатываются как для организации в целом, так и для ее подразделений.

Основные функции бюджета состоят в следующем:

- Планирование операций, обеспечивающих достижение целей организации
- Координирование различных видов деятельности и подразделений, согласование интересов
отдельных работников и групп в целом по организации
- Стимулирование руководителей отделов к достижению целей своих центров
ответственности (отделов)
- Контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины и т.д.

Процесс составления бюджета может быть мощным средством для стимулирования руководителей к достижению целей их центров ответственности и, следовательно, целей всей организации.

Так как бюджет представляет собой отчет о желаемых результатах на момент его формирования, то тщательно подготовленный бюджет является наилучшим стандартом. С ним сравнивают действительно достигнутые стандарты. До недавнего времени было принято сравнение текущих результатов с результатами за прошлый месяц или за аналогичный период предыдущего года. Но подобные <стандарты> имеют существенные недостатки, ибо при сравнении с ними не учитываются изменения в направлениях деятельности и планируемых программах на текущий год. Сравнение фактических данных с бюджетными указывает те области, куда следует направить внимание и необходимые действия. Анализ отклонений между реальными результатами и данными бюджета позволяет идентифицировать проблемную область, которая требует первоочередного внимания, выявить новые возможности, не предусмотренные в процессе разработки бюджета, показать, что первоначальный бюджет в некоторой степени нереалистичен.

Примером процесса бюджетирования в инвестиционно-строительной компании является разработанный в системе 1С программный продукт <Бюджет>, позволяющий прогнозировать и контролировать многие аспекты деятельности фирмы. Например:

- видеть сумму планируемых поступлений от соинвесторов на ближайшие месяцы, исходя из плана инвестиций физических лиц по объектам;
- видеть реальный объем проданных площадей по объектам; остаток площадей на продажу;
реальную цену 1 кв.м. по объекту;
- видеть объем кредиторской задолженности предприятия по объектам;
- отслеживать объем офисных расходов, и соответственно контролировать их (по каким статям следует уменьшить расходы, по каким, наоборот, можно увеличить)
- оперативно получать информацию по каждому соинвестору: № договора, существенные условия договора, поэтапный план инвестиций на будущий период.

Договорные отношения с соинвестором дают нам возможность спланировать поступление денежных средств на будущий период времени, так как долевое строительство в компании осуществляется поэтапно, т.е. сначала соинвестор вносит в счет своего долевого участия часть суммы денежных средств по договору, потом через определенное время другую часть и т.д. до полного погашения своего долга. Сроки взносов оговариваются в приложении к договору с соинвестором.

Наличие поэтапного плана строительства объекта и сметы расходов дает нам возможность спланировать объем инвестиций компании во временном аспекте, рассчитать необходимую сумму платежей на определенный период, и как следствие, рассчитать необходимый приток денежных средств от соинвесторов на этот период. Проблема инвестиционно-строительного бизнеса в том, что спланировать точное по времени поступление денежных средств от соинвесторов достаточно трудно (кроме уже заключенных договоров с поэтапным планом платежей). Мало изучить структуру спроса на предлагаемое жилье, грамотно осуществить рекламную кампанию, влияние на спрос могут оказать экономические изменения в стране, изменения в законодательстве, налогообложении. Необходимо просчитать и предусмотреть варианты по реализации жилья, все возможные ситуации и учесть возможность не поступления денежных средств в планируемый период. В этом случае компания при нехватке денежных средств должна предусмотреть иные пути привлечения денежных средств, например, получение банковского кредита, займа. Удобной формой восполнения временно не хватающих денежных средств является кредитная линия банка.

Следующей важной формой управленческой отчетности является отчет о движении денежных средств компании (cash&flow). Он может составляться как по факту за прошедший период, так и на будущее. Cash&flow раскрывает наличный и безналичный оборот компании за определенный ограниченный период времени (месяц, квартал, год) и позволяет проанализировать потоки денежных средств, направленные и полученные от всех видов деятельности компании.

На примере инвестиционно-строительной компании cash&flow имеет следующий вид.

  • Сальдо на начало периода


  • Поступление денежных средств

Позиция "Поступление денежных средств" группирует поступления денег по направлениям деятельности организации, по видам объектов и включает в себя такие данные, как:

          - сумма поступлений денежных средств от инвестиционной деятельности;                 объект №1                 объект №2                 объект №3         - сумма поступлений денежных средств за услуги по оформлению в собственность;                 объект №1                 объект №2                 объект №3         - прочая дебиторская задолженность;         - итоговая сумму поступления денежных средств за период.         
  • Расходование денежных средств
Позиция "Расходование денежных средств" группируется следующим образом: - инвестиции в строительство объектов; объект №1 объект №2 объект №3 - затраты на оформление в собственность; объект №1 объект №2 объект №3 - коммунальные расходы по объектам; объект №1 объект №2 объект №3 - расходы офиса (зарплата персонала, аренда офиса, расходы на охрану, рекламу, канцелярские товары, программное обеспечение, информационно- консультационные услуги, обучение персонала, налоги и т.д.) - Сальдо на конец периода

Cash&flow позволяет руководству компании увидеть и проанализировать весь цикл движения наличных и безналичных денежных средств за определенный период. На основе данного отчета можно принимать различные управленческие решения: оптимизация денежных потоков, регулирование движения денежных средств по тем направлениям, где имеется большая необходимость в этом.

Рассмотренные формы управленческой отчетности являются основными при постановке управленческого учета на предприятии. Организация может разрабатывать и другие аналитические формы и таблицы, которые могут дать более детализированный отчет по конкретному объекту анализа. В строительно-инвестиционной компания это может быть расчет инвестиционной стоимости индивидуально по каждому объекту со всеми затратами, отнесенными на этот объект. Данная форма позволяет нам оценить, сколько именно затрат приходится на конкретный объект, как изменяется стоимость строительства объекта от увеличения или уменьшения тех или иных видов затрат, как изменяется стоимость 1 кв.м.

Можно сделать вывод, что управленческий учет в отличие от финансового и бухгалтерского учета дает руководству предприятия возможность оперативно оценить и проанализировать конкретную ситуацию с разных ракурсов, под воздействием различных факторов, что позволяет сделать более правильный и осмысленный выбор в пользу того или иного управленческого решения.

Финансовый менеджер Гаврилова И.Г.
E-mail: grad@grad.ru

к списку